Blogg

    • Välj rätt IT-konsultbolag – 6 steg till en lyckad upphandling

    Upphandling IT-partner

    Snabbväxande Fenix begravning är en svensk startup som vill förändra begravningsbranschen. För det behövs en effektiv och innovativ plattform. Med många års erfarenhet gjorde CTO Johannes Ekblad en effektiv och lyckad upphandling. Två år senare är han mycket nöjd med valet av IT-konsultbolag. Här är hans bästa tips, steg för steg.

    Steg 1: Undersök tekniken.

    I många fall finns ett existerande system som ska utvecklas, och man har redan gjort sina teknikval. Men i andra situationer kan det vara ett mer eller mindre öppet läge för att välja tekniker att arbeta med. Då handlar det i den första fasen om att skapa sig en grunduppfattning om vilka tekniker som är möjliga att använda för att genomföra projektet.

    ”I början fokuserade jag på att försöka förstå vad som var rätt sätt att angripa problemet på, alltså hur vi skulle bygga vår plattform. Prata runt med olika personer som du litar på för att bilda en uppfattning om vilka teknikval som vore bra för projektet”, tipsar Johannes Ekblad.

    I detta steg skaffar du den grundkunskap du behöver för att gå vidare i processen.

    Steg 2: Skriv user stories

    Parallellt med att man undersöker tekniken är det klokt att börja specificera vilka funktioner man vill ha, ur ett användarperspektiv.

    ”Vi använde oss av user stories för att beskriva olika sätt som vi ville att användarna skulle kunna göra saker på. Vi definierade upp de olika användarrollerna och skrev stories utifrån dem.”

    Steg 3: Sätt upp kriterier för leverantörer

    Nu börjar det bli dags att ta kontakt med leverantörer. Men först behöver ni veta lite mer om vad ni letar efter. Sätt upp kriterier för vad ni vill ha av en leverantör. Det kan handla om pris, kvalitet, ledtid och hur man uppfattar kompetensen i teamet.

    ”För oss var det viktigt med fast pris i första fasen. Det var också viktigt med en leverantör som använde modern teknik, och att de kunde börja ganska snabbt. Och sen magkänslan – att känna förtroende är nummer ett för mig”, säger Johannes.

    Steg 4: Gör ett urval
    Sätt upp en lång lista av leverantörer som kan vara intressanta. Dessa företag kan gärna komma från olika håll: genom rekommendationer från era nätverk, och genom att de själva tar kontakt med ett erbjudande.

    Utvärdera sedan vilka ni tror mest på, utifrån era kriterier. Det kan vara lagom att välja tre till fem bolag som ni går vidare med för att träffa och begära offert.

    Steg 5: Träffa leverantörer

    I detta skede handlar det om att ställa frågor och om att få förtroende. Vilket av bolagen kommer att kunna genomföra ert projekt bäst? Träffa företagen personligen och begär offert.

    Se till att du verkligen får träffa de personer som ska vara med och leverera projektet, och inte bara säljare.

    ”Det viktigaste är personerna som ska göra jobbet, och att du litar på dem. Se till att träffa dem, och se att du litar på att de kommer att göra ett bra jobb. Det är den stora framgångsfaktorn och det är vad vi fokuserade på”, säger Johannes.

    En viktig anledning till att han fastnade för Indpro under Fenix upphandling är att han uppfattade Indpro som öppna och ärliga.

    ”Jag gillade särskilt att de inte var några tekniknostalgiker, tvärtom. De var öppna för att vår plattform skulle kunna byggas med en rad olika tekniker. Att de var flexibla i sitt tänkande ingav förtroende”, säger Johannes.

    Steg 6: Gå vidare med en leverantör

    Nu är det dags att bestämma vilken leverantör ni vill gå vidare med. Vilket bolag tror ni kommer att göra det bästa jobbet med ert projekt?

    När ni har gjort ert val kan det vara lämpligt att börja med en gemensam workshop där ni går igenom projektet.

    ”Vi följde Indpros process. De tog fram en teknisk spec och började jobba med det tekniska – satte upp molntjänsterna på AWS och byggde ett skelett. Jag och designern började med designarbetet, skapade wireframes och kommunicerade till teamet hur det skulle se ut”, berättar Johannes.

    Inom ett år var den första versionen av systemet igång.

    ”Anledningen till att det tog tid var att vi bytte affärssystem först. Annars hade vi varit uppe efter tre månader. Jag ville heller inte släppa plattformen för tidigt, för det nya arbetsverktyget behöver vara bättre än det gamla som man ersätter.”

    Steg 7: Kontinuerligt samarbete

    Har allt gått bra rullar samarbetet vidare i den sista fasen. Teamet och beställaren jobbar på med kontinuerliga förbättringar och ny funktionalitet släpps löpande.

    Johannes Ekblad är mycket nöjd med hur hans projekt genomförts, och hur samarbetet med Indpro fortlöper.

    ”Teamet har varit engagerat sedan dag ett och vi har jobbat nära varandra. Jag tror inte att vår plattform hade blivit lika bra med en annan partner. Många leverantörer vill att kunden ska bestämma allt, men jag är inte bäst på att avgöra i alla situationer. Indpro har tagit plats när de behövt, och har sagt vad de tycker. Det är inte så att jag ska bestämma för att jag betalar – jag vill ju ha tillgång deras kompetens.”

  • Se video om hur det går till här