Välj rätt outsourcing partner

Behöver ni utvecklare och ska välja outsourcing-partner? Här är frågorna ni inte får glömma att ställa – för att hitta rätt leverantör av IT-konsulter.

Fråga 1: Vilka är våra behov? 

Ju tydligare bild ni har av era behov, desto bättre möjligheter har ni att hitta rätt partner.

För att identifiera era behov bör ni svara på följande frågor:

•     Vilken lösning ska levereras? 
•     Hur många resurser behöver vi? 

En del beställare har själva teknisk kompetens och vet exakt vad de vill ha. Andra vet vilken lösning de behöver, men saknar erfarenhet av kravställning. 

Om ni inte har stenkoll själva, se då till att få hjälp med kravställningen, antingen av outsourcing-leverantören eller av en tredje part. 

På Indpro hjälper vi våra kunder att mejsla fram en tydlig och korrekt kravspecifikation. Det är avgörande för att leveransen ska leva upp till kundens behov och förväntningar. 

Fråga 2: Vilka krav behöver leverantören möta?

Nu är det dags att spalta upp vilka kriterier som en outsourcing-leverantör behöver möta för att kunna leverera den lösning ni vill ha. 

Fundera över:

•     Vilken erfarenhet behöver leverantören ha?
•     Hur stor teknisk kompetens behöver outsourcing-leverantören ha, är det ett enkelt uppdrag eller mer komplext?
•     Vad har ni för budget?
•     Hur ser tidshorisonten ut?

Fråga 3: Vilka outsourcing-leverantörer kan leva upp till våra krav?

Nu är det dags att skanna av marknaden och gallrar ut en handfull bolag som ni vill titta närmare på. De flesta väljer ut tre till fem leverantörer som de träffar.

Hur ska man då hitta bra leverantörer? Rekommendationer är ett vanligt och bra sätt att hitta en pålitlig outsourcing-partner. Men ibland dyker intressanta alternativ upp på annat håll, via direktkontakt, Google-sökning eller annonsering. Om ett bolag kommer in en annan väg än word-of-mouth är det viktigt att ta sig tid att ringa referenskunder. Då kan ni skapa er en bild av hur leverantören är att jobba med.

Fråga 4: Vilket intryck ger leverantören?

Nu är det dags att träffa de outsourcing-leverantörer ni har valt ut. Vid ett personligt möte får ni möjlighet att ställa frågor och känna leverantörerna på pulsen.

Viktiga frågor att ställa till leverantörerna: 

•     Vilka liknande projekt har ni gjort tidigare?
•     Hur ser teamet ut som vi skulle jobba med?
•     Vem kommer att leda teamet?
•     Vem kommer jag att ha kontakt med och var sitter den personen? 
•     Får jag en svensk kontaktperson?
•     Hur ser processen ut när ni arbetar med andra kunder och projekt? 

Begär ett förslag från outsourcing-leverantörerna, komplett med prisnivå och kapacitet.

Om leverantören jobbar offshore är det viktigt att säkerställa att det finns en svensk projektledare som fungera som en brygga mellan er och teamets utvecklare. För det spelar ingen roll hur duktiga utvecklare din outsourcing-leverantör kan erbjuda om de sitter och gör fel saker. Det är avgörande att ha rätt person på att följa upp och förklara hur saker ska göras.

På Indpro erbjuder vi alltid svenska projektledare. Det är särskilt viktigt i uppstarten av projekt då samarbete och kommunikation ska sättas.

Fråga 5: Vilken leverantör passar oss bäst?

I detta steg går ni igenom förslagen ni har fått in och jämför leverantörerna med varandra. Det kan vara idé att ställa upp en matris över viktiga faktorer för att få överblick.

Ta ett uppföljningsmöte med de leverantörer som fortfarande är intressanta, där ni går igenom deras förslag.

Viktiga frågor att ställa:

•     Hur ser kompetensen ut? Be att få granska CV:n på nyckelkompetenserna.
•     Hur vill ni jobba med oss? Be outsourcing-leverantören att bli konkret kring arbetsmetodik.
•     Vilka referenser har ni?
•     Är ni GDPR compliant?

Fråga 6: Vad tycker deras tidigare kunder? 

En viktig del av processen för att söka ny outsourcing-partner är att prata med andra kunder. Att få höra hur leverantören har löst problem tidigare är viktigt för att förstå hur de fungerar i skarpt läge.

Några frågor att ställa:

•     Vad fungerar bra och vad fungerar mindre bra? 
•     Hur har leverantören löst tuffa situationer? 
•     Hur fungerar kommunikationen?

Om ni har fått ett konkret förslag på team är det klokt att passa på och fråga tidigare uppdragsgivare om just de utvecklare ni kommer att arbeta med. Hur ser deras kompetens ut och hur var de att samarbeta med?

Fråga 7: Vilken outsourcing-leverantör har vi förtroende för?

Oavsett hur mycket man mäter och väger olika outsourcing-leverantörer är det i slutänden en fråga som är avgörande för valet: 

Har vi förtroende för att det här teamet kommer att ta väl hand om vårt projekt?

Hur det känns i magen är svårt att mäta. Men ett ömsesidigt förtroende är a och o för ett gott samarbete. När ni går vidare med er nya partner bör ni känna er trygga i att denna leverantör, och detta team, kommer att göra sitt absolut bästa med ert projekt.